Contoh Surat Pengesahan Penyertaan Persidangan Luar Negara ini penting dalam pelbagai aspek. Pertama, ia fungsi sebagai dokumen rasmi yang maklum kepada pihak penganjur bahawa individu yang disebut dalam surat tersebut akan hadir sidang berkenaan. Dengan ada surat ini, pihak yang anjur dapat beri sah hadir peserta dan atur rancang mereka dengan lebih baik, seperti sedia tempat, bahan sidang, serta penyediaan logistik lain yang berkaitan.
Selain itu, surat ini juga penting dalam urusan tadbir, terutamanya bagi tujuan urusan visa atau pelepasan kerja. Apabila individu itu perlu hadir sidang di luar negara, mereka mungkin perlu mohon visa, dan surat ini dapat jadi dokumen rasmi yang sahih untuk bagi bukti tujuan lawatan ke negara tersebut. Ia beri bukti rasmi kepada pihak imigresen atau kedutaan negara yang terlibat, supaya proses mohon visa jalan dengan lebih lancar.
Dari sudut organisasi atau institusi, surat ini juga fungsi sebagai rekod rasmi untuk jamin bahawa kaki tangan atau pelajar tersebut memang ikut serta aktiviti yang kait dengan pembangunan kerjaya atau pembelajaran mereka. Ini juga bantu dalam urusan dalaman, seperti dapat cuti atau waktu kerja yang fleksibel bagi hadir sidang tersebut, sekaligus jamin perjalanan tersebut diiktiraf secara sah oleh pihak syarikat atau institusi pendidikan.
Oleh itu, surat sah ini bukan sahaja bantu dalam urus sidang tetapi juga jamin semua aspek tadbir dan logistik yang libat penyertaan dalam acara luar negara diurus dengan baik.
Contoh Surat Pengesahan Penyertaan Persidangan Luar Negara
Berikut ialah format Contoh Surat Pengesahan Penyertaan Persidangan Luar Negara seperti yang ada di bawah:
[Nama Syarikat / Institusi]
[Alamat Syarikat / Institusi]
[Poskod dan Bandar]
[Tarikh]
Kepada,
[Nama Penerima]
[Jawatan]
[Alamat Penerima]
[Poskod dan Bandar]
Tuan / Puan,
Pengesahan Penyertaan Persidangan Luar Negara
Rujuk kepada perkara di atas, kami dengan ini maklum sah bahawa [Nama Pekerja / Pelajar], No. Kad Pengenalan [No. KP] yang khidmat / menuntut di [Nama Syarikat / Institusi], telah lulus untuk turut serta Persidangan [Nama Persidangan] yang akan diadakan di [Lokasi] pada [Tarikh Persidangan].
Tujuan penyertaan ini adalah untuk beri peluang kepada [Nama Pekerja / Pelajar] untuk mendalami bidang [Bidang Persidangan] serta kukuh ilmu pengetahuan dan kemahiran yang relevan dengan tugas beliau di syarikat / institusi kami. Kami harap penyertaan ini dapat beri manfaat kepada beliau dan juga organisasi kami.
Surat ini dikeluarkan bagi tujuan rujukan rasmi serta pengesahan penyertaan beliau dalam persidangan tersebut.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama Pengurus / Dekan]
[Jawatan]
[Nama Syarikat / Institusi]
[Cop Rasmi, jika ada]
Artikel artikel menarik khas untuk anda:
