Contoh Surat Penamatan Perkhidmatan. [Khalifah Media Networks].

Surat penamatan perkhidmatan ialah dokumen rasmi yang digunakan oleh majikan untuk memaklumkan kepada pekerja bahawa kontrak kerja mereka akan ditamatkan. Surat ini penting kerana ia bertindak sebagai bukti formal dalam proses penamatan dan memastikan kedua-dua pihak memahami sebab, hak, dan tanggungjawab masing-masing. Artikel ini juga disertakan dengan contoh surat penamatan perkhidmatan.

Surat ini biasanya mengandungi maklumat utama seperti:

1. Sebab Penamatan – Sama ada disebabkan oleh prestasi pekerja, perubahan operasi syarikat, pelanggaran disiplin, atau faktor lain.
2. Tarikh Akhir Perkhidmatan – Tarikh rasmi pekerja tidak lagi berkhidmat dalam organisasi.
3. Hak Pekerja – Contohnya, gaji terakhir, faedah, atau pampasan seperti yang termaktub dalam kontrak kerja atau undang-undang buruh.

Surat ini bertujuan untuk menjaga keadilan dan mengelakkan salah faham antara majikan dan pekerja. Proses penamatan juga harus mematuhi peraturan undang-undang buruh yang ditetapkan oleh kerajaan, seperti Akta Kerja 1955 di Malaysia, yang menetapkan syarat-syarat tertentu bagi penamatan kontrak kerja.

PENERANGAN 

Surat penamatan perkhidmatan boleh dikeluarkan dalam pelbagai situasi, termasuk:

1. Prestasi Kerja Tidak Memuaskan
   Sekiranya seorang pekerja gagal mencapai sasaran kerja atau menunjukkan prestasi yang tidak memenuhi standard syarikat, majikan boleh memilih untuk menamatkan kontraknya. Sebelum surat ini dikeluarkan, biasanya pekerja akan diberi peluang untuk memperbaiki prestasi melalui penilaian, amaran bertulis, atau sesi perbincangan.
2. Penyusunan Semula Syarikat
   Dalam keadaan ekonomi mencabar atau perubahan strategi perniagaan, syarikat mungkin terpaksa mengurangkan tenaga kerja. Situasi ini sering dikenali sebagai pemberhentian kerja (retrenchment). Dalam kes ini, pekerja yang diberhentikan biasanya layak menerima pampasan berdasarkan tempoh perkhidmatan mereka.
3. Pelanggaran Disiplin atau Peraturan
   Jika seorang pekerja melanggar peraturan syarikat, seperti ketidakhadiran tanpa kebenaran, salah laku, atau pelanggaran kod etika, majikan berhak menamatkan perkhidmatan. Bagaimanapun, proses ini perlu disertakan dengan siasatan dalaman dan dokumentasi yang lengkap untuk memastikan keadilan.
4. Tempoh Kontrak Tamat
   Jika seseorang pekerja diambil secara kontrak, perkhidmatannya akan berakhir apabila tempoh kontrak tamat, melainkan terdapat perjanjian untuk memperbaharui kontrak tersebut.

KEPENTINGAN

1. Dokumen Rasmi
   Surat ini menjadi bukti bertulis yang boleh dirujuk oleh kedua-dua pihak sekiranya timbul sebarang isu berkaitan penamatan di masa depan.
2. Memelihara Hubungan Profesional
   Dengan memberikan penjelasan yang jelas dan nada yang sopan, majikan dapat menamatkan hubungan kerja secara baik tanpa mencetuskan konflik.
3. Kepatuhan kepada Undang-Undang
   Surat ini memastikan proses penamatan dilakukan mengikut undang-undang buruh, sekali gus melindungi hak majikan dan pekerja.

CONTOH SURAT PENAMATAN PERKHIDMATAN 

[Nama Syarikat]
Alamat: [Alamat Syarikat]
Tarikh: [Tarikh Surat]

Kepada:
[Nama Pekerja]
[Alamat Pekerja]

Subjek: Surat Penamatan Perkhidmatan

Tuan/Puan,

Dengan segala hormatnya, kami ingin memaklumkan bahawa selepas penilaian menyeluruh terhadap prestasi dan keperluan organisasi, pihak pengurusan telah membuat keputusan untuk menamatkan perkhidmatan anda dengan [Nama Syarikat].

Penamatan perkhidmatan ini berkuat kuasa pada [tarikh akhir bekerja]. Sebab penamatan adalah seperti berikut:
[Nyatakan sebab, contohnya: “Prestasi kerja tidak memenuhi standard yang ditetapkan” atau “Penyusunan semula organisasi akibat cabaran kewangan”].

Sebagai langkah pematuhan terhadap kontrak kerja dan undang-undang buruh, pihak syarikat akan memastikan anda menerima:

1. Gaji terakhir anda sehingga tarikh akhir bekerja.
2. Pampasan atau faedah lain seperti yang dinyatakan dalam kontrak kerja anda.
3. Dokumen sokongan seperti surat rujukan (jika diperlukan).

Kami ingin menyatakan penghargaan terhadap sumbangan anda sepanjang tempoh bekerja bersama kami. Sekiranya anda memerlukan maklumat lanjut atau dokumen tambahan, sila hubungi Jabatan Sumber Manusia di talian [nombor telefon] atau e-mel [alamat e-mel].

Kami berharap anda berjaya dalam segala usaha di masa hadapan.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,
[Nama Pengurus]
[Jawatan Pengurus]
[Nama Syarikat]

Berikut merupakan contoh surat penamatan perkhidmatan :

NOTA PENTING UNTUK PENULISAN SURAT PENAMATAN

1. Gunakan Nada Profesional dan Neutral
   Surat ini perlu ditulis dengan bahasa yang sopan, profesional, dan jelas untuk mengelakkan salah faham.
2. Patuh kepada Notis Kontrak
   Pastikan notis penamatan diberikan seperti yang dipersetujui dalam kontrak kerja (contohnya, notis 30 hari).
3. Berikan Penjelasan yang Jelas
   Nyatakan sebab penamatan secara spesifik tetapi tidak terlalu panjang. Fokus kepada fakta, bukan emosi.

Surat ini bertujuan memastikan proses penamatan berjalan dengan lancar, memelihara hubungan profesional, dan melindungi hak semua pihak.

KESIMPULAN

Surat penamatan perkhidmatan adalah dokumen rasmi yang penting dalam proses penamatan hubungan kerja antara majikan dan pekerja. Surat ini bukan sahaja memberi kejelasan kepada pekerja tentang sebab penamatan dan hak mereka, tetapi juga memastikan majikan mematuhi undang-undang buruh yang berkuat kuasa.

Melalui surat ini, hubungan kerja dapat diakhiri dengan cara yang profesional dan adil, memelihara reputasi majikan dan menjaga keadilan bagi pekerja. Penulisan surat yang jelas, sopan, dan memenuhi syarat kontrak kerja adalah langkah penting untuk mengelakkan salah faham atau konflik di masa hadapan.

Dengan proses penamatan yang telus dan adil, kedua-dua pihak dapat terus melangkah ke hadapan dengan keyakinan dan hormat.

Artikel-artikel yang lebih menarik khas untuk anda:

Contoh Surat Aduan Perkhidmatan Kurier 

Contoh Surat Aduan Perkhidmatan Teksi