Contoh Surat Pengesahan Kerja Lebih Masa. [Khalifah Media Networks].
Surat pengesahan kerja lebih masa ialah surat rasmi yang dikeluarkan oleh pihak majikan atau ketua jabatan untuk mengesahkan bahawa seseorang pekerja telah melaksanakan tugasan melebihi tempoh waktu bekerja yang telah ditetapkan. Surat ini penting sebagai bukti bertulis untuk pelbagai tujuan seperti tuntutan bayaran kerja lebih masa (overtime claim), sokongan untuk penilaian prestasi, atau sebagai dokumen sokongan dalam rekod perkhidmatan pekerja.
Selain itu, surat ini juga berperanan sebagai pengesahan rasmi bahawa kerja lebih masa yang dilakukan adalah atas arahan atau persetujuan pihak pengurusan dan bukannya secara sukarela tanpa pengetahuan majikan. Dengan adanya surat ini, semua pihak akan mempunyai bukti yang jelas mengenai tarikh, masa, dan tujuan kerja lebih masa yang dijalankan.
PENERANGAN
Dalam dunia pekerjaan masa kini, kerja lebih masa menjadi perkara yang kerap berlaku terutamanya dalam industri yang melibatkan tarikh akhir yang ketat, projek berskala besar, operasi berterusan, atau acara khas syarikat. Ia boleh berlaku sama ada secara terancang (contohnya penyediaan laporan tahunan atau audit) atau secara mengejut (contohnya menangani gangguan sistem atau permintaan pelanggan mendesak).
Surat pengesahan kerja lebih masa bertujuan untuk mendokumentasikan maklumat penting seperti:
-
Butiran pekerja – nama penuh, jawatan, dan jabatan.
-
Tarikh dan masa – tempoh sebenar kerja lebih masa dijalankan.
-
Tujuan tugasan – sebab utama kerja lebih masa diperlukan.
-
Pengesahan rasmi – tandatangan pihak berkuasa yang diberi kuasa dan cop rasmi syarikat.
Tanpa surat pengesahan ini, tuntutan bayaran kerja lebih masa mungkin ditolak kerana tiada dokumen sokongan. Ia juga membantu memastikan ketelusan antara majikan dan pekerja, sekali gus mengelakkan salah faham mengenai keperluan kerja tambahan.
Surat ini harus ditulis dalam bahasa yang formal, sopan, dan tepat. Formatnya perlu kemas serta mudah dibaca, dengan maklumat penting diletakkan secara jelas agar ia mudah dirujuk oleh pihak berkaitan seperti Bahagian Sumber Manusia atau Jabatan Kewangan.
CONTOH FORMAT SURAT PENGESAHAN KERJA LEBIH MASA
[Nama Syarikat / Organisasi]
[Alamat Syarikat]
[Poskod dan Bandar]
Tarikh: [Tarikh surat dikeluarkan]
Kepada:
[Nama Penerima / Jabatan Sumber Manusia]
[Alamat]
Tuan/Puan,
PENGESAHAN KERJA LEBIH MASA BAGI [NAMA PEKERJA]
Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.
-
Adalah dengan ini disahkan bahawa [Nama Pekerja], yang memegang jawatan sebagai [Jawatan Pekerja] di [Nama Bahagian/Jabatan], telah menjalankan kerja lebih masa pada tarikh dan masa berikut:
Tarikh: [Contoh: 5 Ogos 2025]
Masa: [Contoh: 6.00 petang hingga 10.00 malam]
-
Kerja lebih masa tersebut dilaksanakan bagi tujuan [nyatakan tujuan – contoh: menyiapkan laporan tahunan, menyediakan bahan pembentangan projek, menguruskan acara rasmi syarikat].
-
Justeru itu, surat ini dikeluarkan sebagai pengesahan rasmi pihak pengurusan bahawa kerja lebih masa tersebut telah dilaksanakan dan layak untuk tujuan rekod atau tuntutan bayaran.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
(Tandatangan)
[Nama Pengurus / Ketua Jabatan]
Jawatan
[Nama Syarikat / Organisasi]
Cop Rasmi Syarikat
CONTOH SURAT PENGESAHAN KERJA LEBIH MASA (BUTIRAN LENGKAP)
Syarikat Mega Maju Sdn. Bhd.
No. 12, Jalan Industri 5
43650 Bandar Baru Bangi
Selangor Darul Ehsan
Tarikh: 6 Ogos 2025
Kepada:
Bahagian Sumber Manusia
Syarikat Mega Maju Sdn. Bhd.
No. 12, Jalan Industri 5
43650 Bandar Baru Bangi
Selangor Darul Ehsan
Tuan/Puan,
PENGESAHAN KERJA LEBIH MASA BAGI ENCIK FAIZAL BIN AZMI
Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.
-
Adalah dengan ini disahkan bahawa Encik Faizal bin Azmi, yang memegang jawatan sebagai Eksekutif Operasi di Bahagian Logistik, telah menjalankan kerja lebih masa pada:
Tarikh: 5 Ogos 2025
Masa: 6.00 petang hingga 10.00 malam
-
Kerja lebih masa ini dilaksanakan bagi tujuan menyiapkan penyusunan dan penghantaran stok tambahan ke cawangan luar negeri atas permintaan pelanggan.
-
Surat ini dikeluarkan sebagai pengesahan rasmi bahawa kerja lebih masa tersebut telah dilaksanakan seperti dinyatakan di atas. Segala tuntutan bayaran yang berkaitan adalah dibenarkan mengikut prosedur syarikat.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
(____________________)
HAJI MOHD RAZLAN BIN YUSOF
Pengurus Besar Operasi
Syarikat Mega Maju Sdn. Bhd.
Cop Rasmi Syarikat
KESIMPULAN
Surat pengesahan kerja lebih masa bukan sahaja menjadi dokumen sokongan untuk tuntutan bayaran tambahan, tetapi juga membantu membina rekod kerja yang sahih bagi pekerja dan majikan. Dengan menyatakan maklumat secara terperinci seperti nama, jawatan, tarikh, masa, dan tujuan tugasan, ia akan memudahkan pihak berkaitan membuat semakan tanpa perlu bertanya semula.
Selain itu, surat ini juga melindungi hak pekerja untuk menerima ganjaran setimpal dengan usaha mereka, sambil memastikan bahawa semua kerja lebih masa adalah selaras dengan arahan pihak pengurusan. Penulisan yang jelas, padat, dan formal akan meningkatkan kredibiliti surat dan mempercepatkan proses kelulusan tuntutan.
Majikan disarankan untuk mengeluarkan surat ini setiap kali kerja lebih masa dijalankan, walaupun tempoh yang singkat, kerana ia akan menjadi bukti rasmi yang sah jika berlaku sebarang isu pada masa akan datang.
Artikel – artikel yang lebih menarik khas untuk anda:
