Contoh Surat Perunding Kepada Jabatan Bangunan. [Khalifah Media Networks]

Surat perunding kepada Jabatan Bangunan ialah satu bentuk komunikasi rasmi yang ditulis oleh firma perunding profesional seperti arkitek, jurutera, pelukis pelan atau juruukur bahan kepada pihak Jabatan Bangunan di bawah seliaan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) seperti Majlis Bandaraya, Majlis Perbandaran atau Majlis Daerah.

Surat ini berfungsi untuk:

• Menyerahkan pelan bangunan untuk semakan dan kelulusan.

• Membuat permohonan teknikal yang berkaitan pembangunan fizikal.

• Memberi maklum balas terhadap komen pihak jabatan.

• Memohon sesi perbincangan profesional berkaitan tapak atau pelan.

Ia merupakan saluran rasmi komunikasi dua hala antara pihak profesional yang mengendalikan projek pembinaan dan pihak berkuasa tempatan yang meluluskan projek tersebut.

PENERANGAN

Setiap pembangunan bangunan di Malaysia — sama ada projek kediaman, komersial, industri atau institusi — perlu melalui proses kelulusan teknikal yang ketat seperti ditetapkan dalam Akta Jalan, Parit dan Bangunan 1974 (Akta 133) serta peraturan kecil bangunan dan struktur oleh PBT tempatan.

Sebagai wakil rasmi pemilik projek, firma perunding profesional bertanggungjawab menguruskan semua bentuk permohonan, penyerahan dokumen, dan komunikasi dengan Jabatan Bangunan. Di sinilah surat rasmi memainkan peranan penting dalam memastikan urusan berjalan secara teratur, sah dan terdokumentasi.

Antara situasi biasa yang memerlukan surat perunding kepada Jabatan Bangunan termasuk:

1. Penyerahan Pelan Baru (Pelan Bangunan)

   • Surat mengiringi penyerahan dokumen lengkap untuk penilaian teknikal.

2. Permohonan Pelan Tambahan / Ubah Suai

   • Bangunan sedia ada diubah, diperluas atau ditambah elemen baharu seperti anjung, tingkat, atau bilik.

3. Permohonan Pindaan Pelan Diluluskan

   • Untuk mengemukakan perubahan kecil kepada pelan yang telah diluluskan sebelum ini.

4. Permohonan Pre-consultation / Pre-submission Meeting

   • Bagi projek kompleks, perunding boleh memohon sesi perbincangan dengan Jabatan Bangunan sebelum pelan dihantar secara rasmi.

5. Maklum balas kepada Surat Komen Jabatan

   • Jika Jabatan Bangunan mengeluarkan komen, perunding akan membalas secara rasmi berserta penjelasan dan pelan pindaan.

6. Penyerahan CCC (Sijil Siap dan Pematuhan)

   • Setelah pembinaan selesai, surat rasmi digunakan bagi mengiringi permohonan CCC.

Surat ini perlu ditulis dalam format formal, lengkap dengan:

• Rujukan fail projek

• Maklumat pemilik projek

• Alamat tapak binaan

• Tajuk projek

• Tujuan surat secara jelas

• Senarai dokumen yang dilampirkan

• Tandatangan dan cop rasmi firma profesional

Surat ini juga dijadikan sebagai bukti dokumentasi, penting jika berlaku semakan audit, tuntutan, rayuan atau isu undang-undang pada masa akan datang.

CONTOH FORMAT SURAT PERUNDING KEPADA JABATAN BANGUNAN

[Nama Firma Perunding / Kop Surat Rasmi]
Alamat: [Alamat Pejabat]
Tel: [Nombor Telefon] | Emel: [Alamat Emel]
No. Rujukan: [Contoh: ARK/PLN/0625-01]

Tarikh: [Tarikh Surat]

Kepada:
Pengarah
Jabatan Bangunan
[Nama Majlis / PBT]
[Alamat Lengkap PBT]

Tuan/Puan,

[TAJUK SURAT – Contoh: PENYERAHAN PELAN BANGUNAN BAGI CADANGAN TAMBAHAN DAN UBAH SUAI BANGUNAN DI LOT …]

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Kami, [Nama Firma Perunding], selaku perunding yang dilantik oleh pemilik projek, [Nama Pemilik], dengan ini mengemukakan [nyatakan tujuan – contoh: penyerahan pelan bangunan tambahan dan ubah suai] bagi projek berikut:

Alamat Tapak:
[Alamat penuh tapak binaan]

Jenis Projek:
[Contoh: Tambahan dan ubah suai rumah kediaman satu tingkat]

3. Bersama-sama surat ini, kami sertakan dokumen berikut untuk semakan dan tindakan pihak tuan/puan:

• Borang permohonan lengkap (Borang A)

• Salinan pelan bangunan (tapak, lantai, keratan, elevasi)

• Salinan kad pengenalan pemilik

• Akuan pemilik dan akuan perunding

• Gambar tapak semasa (jika berkenaan)

4. Kami memohon agar permohonan ini dapat diproses mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Sebarang pertanyaan lanjut boleh diajukan kepada [Nama Pegawai Perunding] di talian [No. Telefon].

Sekian, terima kasih.

Yang benar,
[Tandatangan & Cop Syarikat]

[Nama Perunding Profesional]
[Jawatan, No. Pendaftaran – Contoh: Arkitek Bertauliah (AR01234)]
[Nama Firma Perunding]

CONTOH FORMAT SURAT PERUNDING KEPADA JABATAN BANGUNAN (BUTIRAN LENGKAP)

KESIMPULAN

Surat rasmi daripada firma perunding kepada Jabatan Bangunan merupakan antara dokumen terpenting dalam rantaian kelulusan projek pembinaan. Ia bukan sahaja menjadi penghubung komunikasi teknikal, tetapi juga sebagai rekod sah untuk tujuan audit, pertikaian atau pematuhan undang-undang.

Setiap firma perunding perlu memastikan surat ini:

• Ditulis dengan format profesional

• Lengkap dan jelas tujuan permohonannya

• Disertakan dokumen berkaitan

• Ditandatangani oleh individu yang bertauliah (Arkitek, Jurutera, dll)

• Menggunakan kop surat rasmi dan nombor rujukan

Penghantaran surat sebegini bukan hanya memudahkan urusan dengan PBT, malah mencerminkan kredibiliti, ketelusan, dan etika kerja firma perunding. Sekiranya surat disediakan dengan baik, kelulusan pelan dapat dipercepatkan dan hubungan kerja antara firma dan pihak jabatan akan lebih lancar.

Artikel-artikel yang lebih menarik khas untuk anda:

Contoh Surat Pelantikan Arkitek 

Contoh Surat Jawapan Bank Berkenaan Masalah Rumah Terbengkalai