Contoh Surat Panggilan Mesyuarat Pengurusan. [Khalifah Media Networks].
Surat panggilan mesyuarat pengurusan merupakan satu dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh pihak pengurusan tertinggi sesebuah organisasi atau jabatan bagi menjemput ahli-ahli pengurusan untuk menghadiri satu mesyuarat rasmi. Surat ini biasanya dihantar beberapa hari lebih awal daripada tarikh mesyuarat untuk memberi masa kepada ahli bersedia dengan agenda yang bakal dibincangkan.
Dalam dunia korporat dan pentadbiran, surat seperti ini sangat penting bagi memastikan perjalanan organisasi berjalan lancar, tersusun dan setiap keputusan yang dibuat berdasarkan perbincangan kolektif. Mesyuarat pengurusan kebiasaannya melibatkan pengurus-pengurus bahagian, ketua jabatan atau pemilik syarikat.
PENERANGAN
Surat panggilan mesyuarat bukan sekadar jemputan, malah menjadi dokumen rasmi yang merekodkan:
-
Tarikh dan masa mesyuarat – Memberi maklumat awal kepada peserta.
-
Tempat mesyuarat – Sama ada secara fizikal atau maya.
-
Agenda – Isu-isu atau perkara yang akan dibincangkan.
-
Arahan khas – Seperti penyediaan laporan, pembentangan atau dokumen sokongan.
Surat ini turut berfungsi sebagai bukti bertulis bahawa satu mesyuarat telah dijadualkan dan peserta telah dimaklumkan secara sah. Dalam sesetengah organisasi, kehadiran ke mesyuarat juga direkodkan sebagai sebahagian daripada tanggungjawab kerja.
CONTOH FORMAT SURAT PANGGILAN MESYUARAT PENGURUSAN
[Nama Organisasi / Syarikat]
[Alamat Lengkap]
[No. Telefon / Email Rasmi]
Ruj. Kami: [No. Rujukan]
Tarikh: [DD/MM/YYYY]
Kepada:
[Jawatan dan Nama Penerima]
[Unit / Jabatan]
Tuan/Puan,
**SURAT PANGGILAN MESYUARAT PENGURUSAN BIL. [X] TAHUN [YYYY]
Adalah dimaklumkan bahawa satu Mesyuarat Pengurusan akan diadakan seperti butiran berikut:
Tarikh : [Tarikh Mesyuarat]
Masa : [Masa Bermula – Tamat]
Tempat : [Lokasi mesyuarat / Pautan Google Meet / Zoom jika dalam talian]
**Agenda Mesyuarat:
1. Ucapan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat Terdahulu
3. Perkara Berbangkit
4. Laporan Bahagian
5. Isu Pengurusan Semasa
6. Hal-hal Lain
Sehubungan itu, tuan/puan adalah dijemput untuk menghadiri mesyuarat ini. Mohon bawa bersama dokumen berkaitan seperti laporan kemajuan jabatan masing-masing. Kerjasama dan kehadiran tuan/puan amat dihargai.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan]
[Nama Pengirim]
[Jawatan]
[Cop Rasmi Organisasi jika ada]
CONTOH SURAT PANGGILAN MESYUARAT PENGURUSAN (BUTIRAN LENGKAP)
KESIMPULAN
Surat panggilan mesyuarat pengurusan memainkan peranan penting dalam memastikan komunikasi organisasi berlaku secara formal, tersusun dan berkesan. Ia bukan sekadar alat jemputan, tetapi juga simbol budaya kerja profesional dan saluran untuk menetapkan hala tuju organisasi secara kolektif.
Dengan menggunakan format surat yang tersusun dan jelas seperti yang ditunjukkan, setiap ahli pengurusan dapat membuat persediaan yang rapi sebelum mesyuarat berlangsung. Ini bukan sahaja membantu mempercepatkan proses perbincangan, tetapi juga menggalakkan budaya bertanggungjawab serta penglibatan aktif dalam membuat keputusan penting.
Selain itu, surat ini juga membantu mendokumentasikan urusan pentadbiran secara sah dan rasmi, terutamanya jika perlu dijadikan rujukan pada masa hadapan. Kepada mana-mana organisasi yang ingin memperkemas pengurusan dalaman, amalan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat secara berkala adalah langkah terbaik untuk mewujudkan budaya kerja yang teratur, telus dan progresif.
Dengan memahami dan mengaplikasikan contoh serta format surat yang betul, anda bukan sahaja dapat memastikan penyampaian maklumat yang tepat, tetapi juga memperkukuh profesionalisme organisasi secara keseluruhan.
Artikel-artikel yang lebih menarik khas untuk anda:
